گزارش کار، یک خلاصه کوتاه و دقیق از فعالیت‌های یک کارمند در یک بازه زمانی مشخص است که به نحوی منظم و سازمان‌یافته تدوین می‌شود. این گزارش به منظور فهم، تحلیل، و ارزیابی آسان توسط مدیران استفاده می‌شود.
نوشتن گزارش یکی از اعمال حیاتی و اساسی در هر سازمان و کسب و کاری است. اگر گزارش‌ها به صورت منظم و دقیق توسط تمام اعضای سازمان ارائه شود، می‌تواند به توسعه و پیشرفت سازمانی کمک کند. آیا شما در حال انجام وظایف کاری در یک شرکت یا سازمان هستید؟ آیا تاکنون تجربه داشته‌اید که با وجود تمام زحمات و تلاش‌هایی که برای انجام وظایف خود می‌کنید، به نقد و انتقاد مدیران خود برخورده‌اید؟
لازم به ذکر است که یکی از دلایل رایج ترک کار در سازمان‌ها، نادیده‌گرفتن تلاش‌های کارمندان توسط مدیران و کارفرمایان است. اما واقعیت این است که آیا کارمندان واقعاً نادرست عمل می‌کنند یا مدیران به طور عمد یا سهواً این تلاش‌ها را نادیده می‌گیرند؟ چه راه‌حل‌هایی برای حل این مشکلات وجود دارد؟ پاسخ به این سوالات نسبت به گزارش کار واضح و شفاف است.
گزارش کار چه اهمیتی دارد؟
گزارش کار چه اهمیتی دارد؟ حتی اگر با اخلاص کار کنید، لازم است عملکرد خود را به رئیس و مدیران ارائه دهید. گزارش کار، علاوه بر ارائه یک شرح مختصر و قابل فهم از عملکرد روزانه و ماهانه شما به مدیران، اطلاعات و داده‌های ارزشمندی از مجموعه فعالیت‌های سازمان نیز در اختیار آنها می‌گذارد. این اطلاعات مدیران را قادر می‌سازد تا با بهره‌گیری از آنها، برنامه‌ریزی‌های سازمانی و تصمیمات حیاتی برای آینده کسب و کارشان را به درستی انجام دهند.
در طول سال‌هایی که با کارمندان و مدیران از بخش‌های مختلف شرکت‌ها در ارتباط بوده‌ام، شاهد مقاومت آنها در ارائه گزارش کار بوده‌ام. بسیاری از کارمندان فکر می‌کنند که این عمل اتلاف وقت است. در حالی که گزارش کار دقیق و شفاف می‌تواند مدیران را از نحوه فعالیت و انجام وظایف کاری آگاه کند. و صدای عملکرد صحیح آنها را به گوش مدیران، رئیسان و کارفرمایان برساند. علاوه بر این، مدیران نیاز دارند تا جریان اتفاقات در واحدهای سازمانی خود را کنترل کنند.
مدیران به دنبال حضور در جریان تمام اتفاقات واحد سازمانی خود هستند. ممکن است برای مدیر زمان کافی برای حضور در محل کار موجود نباشد یا به دلیل مشغله کاری در جزئیات لحظه‌ای فعالیت کارمندان نپردازد. بنابراین، کارمندان با ارائه گزارش کار روزانه می‌توانند علاوه بر ارائه گزارش عملکرد خود، مسائلی مانند مشکلات کاری، نواقص احتمالی، پیشرفت کار، موانع موجود، ریسک‌ها، خطرات احتمالی، بازخوردهای مشتریان و ارباب رجوعان را به راحتی به مدیر و رئیس خود انتقال دهند.
نقش گزارش کار در توسعه فردی
نقش گزارش کار در توسعه فردی بسیار حائز اهمیت است. گزارش نویسی نه تنها به پیشرفت و توسعه فردی کمک می‌کند. بلکه افرازها و نواقص فرد را به وضوح نشان می‌دهد. در هنگام تهیه گزارش عملکرد خود، افرازها و نقاط ضعف به وضوح به نظر می‌آیند. در حین اجرای وظایف، ممکن است انسان به دقت، تمرکز، و سرعت عملکرد خود توجه نداشته باشد، اما با نگاه به نتیجه کار، می‌توان به راحتی نقاط قوت و ضعف خود را تجزیه و تحلیل کرد و در آینده بر اساس آنها بهبود یابید.
هر انسان دارای پتانسیل پیشرفت است، اما عدم شناخت موانع مانع از دستیابی به موفقیت می‌شود. این ناشکافت در مسیر توسعه فردی و شغلی ما نیز به وجود می‌آید. با شناسایی و رفع این موانع، می‌توان به سرعت بیشتری به سوی موفقیت حرکت کرد.
بخش عظیمی از این موانع ناشی از نقاط ضعف است که هنوز آگاهی کافی از آنها نداریم. در طول انجام کارها، به روش‌های عادت کرده‌ایم و به دلیل نداشتن ارزیابی دقیق از عملکرد خود، نمی‌توانیم این نقاط ضعف را به خوبی شناسایی کنیم. برای این منظور، توصیه می‌شود که از امروز اگر نرم‌افزار CRM در دسترس دارید. در آن و در صورتی که ندارید، در یک فایل اکسل، روزهای کاری خود را ثبت کنید و مجموعه فعالیت‌های خود را به دقت در طول روز یادداشت کنید.
در پایان هر روز، به گزارش عملکرد خود نگاه کنید. این مراجعه به گزارش، به شما کمک می‌کند تا متوجه مدت زمان زیادی که به بطالت گذشته است بشوید. در حالی که احساس می‌کرده‌اید زمان کافی برای انجام وظایف ندارید. با دقیق‌ترین بررسی از گزارش، سرعت و دقت عملکرد خود را مورد بررسی قرار دهید. اگر به درستی توانایی ارزیابی آنها را داشته باشید، به سرعت به پیشرفت بیشتری دست خواهید یافت.
در آخر :
در ختم حرف‌ها، توصیه می‌شود که نگاهی دوباره به گزارش کار خود بیندازید. این امکان را به رئیس خود بدهید تا به‌طور دقیق‌تر با عملکرد شما در جریان باشد. حسن نیت و پشتکار شما در انجام وظایف محوله، ویژگی‌هایی هستند که از دیگر کارمندان تمایز شما را ایجاد می‌کنند. این موارد به خوبی زمانی برای مدیر مشخص می‌شوند که از نحوه فعالیت شما در محیط کار آگاهی داشته باشد.
اگر در انجام این کار مهم و حیاتی به هر بهانه‌ای کوتاهی کرده‌اید. زمانی می‌رسد که در برابر احتمال انداختن ظن و گمان‌های نادرست درباره کارکرد شما، به سوالات رئیس خود پاسخ دهید. این مواقع بسیار حیاتی‌اند تا از نادرستی اظهارنظرها جلوگیری کرده و توجیه صحیحی از انجام وظایف خود ارائه دهید، در حالی که خود را به خوبی مستحق انجام آن کار نشان می‌دهید.
مقالات دیگر الو سی ام اس را دنبال کنید.